De hele tour.
Eén pagina.
Data, dagschema’s, zaalcontacten, hotels, het tourgezelschap, gastenlijsten en deals zitten verspreid over mails en spreadsheets. Backlions zet ze in één tour die de band, de tourmanager en de boeker delen, en maakt van elke dag een callsheet die het hele gezelschap op zijn telefoon opent.
Elke datum, van optie tot gespeeld
Een tour is een reeks dagen: shows, reisdagen, vrije dagen, promo en repetities. Elke show gaat van optie naar bevestigd naar gespeeld (of geannuleerd), met de zaal, de stad, het laadadres, parkeren, capaciteit en promoter. Alle shows toont elke datum van de band over alle tours heen; in de geschiedenis vind je elke show die je ooit speelde terug, op zaal, stad of promoter.
| Datum | Dag | Stad | Zaal | Status |
|---|---|---|---|---|
| vr 13 | Show | Utrecht | Tivoli Pandora | GESPEELD |
| za 14 | Show | Antwerpen | Trix | BEVESTIGD |
| zo 15 | Reis | Antwerpen → Keulen | – | |
| ma 16 | Show | Keulen | Gebäude 9 | BEVESTIGD |
| di 17 | Vrije dag | Keulen | – | |
| wo 18 | Show | Hamburg | Molotow | OPTIE |
Voor elke dag een callsheet, voor je klaargezet
Begin met een standaard showdag en pas aan: vertrek, get-in, load-in, soundcheck, eten, deuren open, ombouw, op het podium, eindtijd, load-out, naar het hotel. Backlions waarschuwt als de tijden niet kloppen, zoals een set die over de eindtijd heen gaat. Zaalcontacten haal je met één klik terug van je vorige keer in dezelfde zaal.
Print de callsheet, download hem als pdf, deel een link die altijd de nieuwste versie toont, of mail hem naar het hele gezelschap. De zaal en de promoter krijgen hun eigen versie, zonder de telefoonnummers van het gezelschap en zonder je interne notities.
Wie er meegaat, en wat ze mogen eten
Voeg het tourgezelschap één keer toe: muzikanten uit de rider van de band, crew en vaste krachten uit de lijst van de band, collega’s via hun account. Vink per dag aan wie er mee is, en de callsheet toont het aantal koppen met elk dieet en elke allergie, inclusief de 14 allergenen die horecazaken in de EU moeten vermelden. Wie een account heeft, houdt zijn eigen dieet bij; niemand hoeft het voor hem in te typen.
| Naam | Rol | Dieet | za 14 |
|---|---|---|---|
| Cara | Zang | Vegetarisch | MEE |
| Pieter | Gitaar | Gluten | MEE |
| Ben | Keys | – | MEE |
| Joke | FOH | Vegetarisch · noten | MEE |
| Sam | Merch | – | VANDAAG NIET |
Geen “Pieter +2” meer in de groepsapp
De boeker legt per show de gastenplekken vast, desgewenst met een maximum per persoon. Bandleden en de tourmanager zetten er namen op (familie, pers, branche, plus-ones) en vragen om goedkeuring. De boeker keurt elke naam goed of af, kan plekken vasthouden voor een sponsor voordat de namen bekend zijn, en gaat nooit over het quotum heen. De goedgekeurde lijst gaat geprint naar de kassa en staat op de callsheet.
Eén keer schrijven. Iedereen leest het in zijn eigen taal.
Lobby call, reis, soundcheck, hotel, een wijziging in de planning: de tourmanager plaatst een update, vanuit een sjabloon of in eigen woorden, markeert hem als belangrijk of zet hem bovenaan vast. Elk bandlid leest hem in zijn eigen taal, met het origineel één tik verderop, en de tourmanager ziet wie wat gelezen heeft. Nieuwe berichten komen live binnen.
Bandleden lezen het gratis.
Tourdagboek
Boeker of tourmanager? Nu staat het zwart op wit.
Advance met de zaal, hotels, reizen, busjes, catering, gastenlijst, setlist voor de rechtenorganisatie, merch, afrekening: voor elk onderdeel één eigenaar en een status, voor de hele tour en per show. Advancing per show laat zien wat klaar is en wat nog niemand heeft opgepakt.
Tourmanager
Runt de tour: schema, gezelschap, logistiek, callsheets en het dagboek.
Boeker
Boekt de shows en beheert de deal: data, zaal, promoter, gage en gastenplekken.
Band
Leest de tour en de callsheets, houdt zijn eigen dieet bij, vraagt gastenplekken aan.
Zaal & promoter
Openen hun versie van de callsheet via een link. Geen account nodig.
Eén tour, gedeeld door iedereen die eraan werkt
Een band kan zijn eigen tours runnen, of een agentschap plant ze, ook voor acts die nog niet op Backlions zitten. De organisatie die een tour beheert, deelt hem met de band en met andere agentschappen, om te lezen of om mee te plannen, en kan hem overdragen zonder dat er gegevens verhuizen. Deals blijven privé: de gage en commissie van een agentschap komen nooit bij de band terecht, en staan nooit op een callsheet.
- Boekingskantoren, tourbureaus en artiestenmanagement
- Een roster van de acts voor wie je werkt
- De band bepaalt wat elk agentschap in zijn dagboek mag: lezen, voorstellen of publiceren
Jouw agentschap
Plant de tour, beheert zijn eigen deal.
De band
Ziet dagen, tijden en callsheets.
Lokale promoter
Werkt aan de dagen in zijn regio.
Zalen
Krijgen de zaalversie van de callsheet.
Vragen
Heeft de hele band een account nodig?
Niet om een callsheet te lezen: je kunt hem naar iedereen in het gezelschap mailen, of een link delen. Bandleden met een account krijgen ook het tourdagboek in hun eigen taal en houden hun eigen dieet en allergieën bij.
Kan ik de planning importeren die onze boeker als spreadsheet stuurde?
Elke organisator stuurt een andere opmaak, dus er is geen vaste import. Je eerste tour zetten we samen met je in; daarna gaan dagen, contacten en het gezelschap mee van tour naar tour.
Wie ziet de gage?
Alleen de organisatie die de deal heeft. Boekers bewerken hem, tourmanagers kunnen hem lezen, bandleden zien hem niet, en deals staan nooit op een callsheet.
Is het gekoppeld aan de rider?
Ja. Muzikanten en instrumenten komen uit de rider van de band, en zalen op Backlions krijgen dezelfde rider voor het podium, de patch en de ombouwen.
Wat kost het?
Bands blijven gratis: ze zien de tours, callsheets en het dagboek die je met hen deelt. Wie de tour plant, kiest een abonnement: Tour voor een tourmanager of een band die zelf zijn tours plant, Agency of Agency Pro voor agentschappen en management. Zie prijzen, of vraag het ons voor een hele tour.